Introducción

 

Es la denominación convencional de un conjunto de procesos que sirve para designar actividades orientadas a la generación, coordinación, almacenamiento, conservación, búsqueda y recuperación de la información tanto interna como externa contenida en cualquier soporte.

Gestión de la información se percibe como una actividad sin límites definidos, genérica, sin rasgos conceptualmente diferenciados. La Gestión de la información tiene como objetivo optimizar la utilidad y contribución de los recursos de información con el fin de alcanzar los objetivos de la organización. En este sentido, la práctica de la Gestión de la información se traduce en la creación de canales y medios para transmitir y acceder a la información, así como, en añadirle valores a ésta.

La Gestión de la información debe garantizar que la información esté disponible para cada persona de la organización en el momento requerido, para lo cual desarrolla las siguientes tareas:

• Implantar sistemas para conservar, organizar y recuperar cualquier tipo de información interna, de carácter técnico, informes de inteligencia competitiva o cualquier otro tipo de información para lo cual utiliza el formato y los niveles adecuados de acceso según el usuario.
• Garantizar el acceso a la información externa bien en formato electrónico o no, incluyendo el acceso a la Web, o en cualquier otro soporte.
• Mantener un sistema de especialistas sobre información actualizada en cuanto a las limitaciones, legislación y condiciones del uso y explotación de la información por lo que se refiere a propiedad intelectual y legislación sobre la protección de datos.
• Desarrollar sistemas modernos y flexibles de diseminación selectiva de la información.
• Crear y mantener sistemas de comunicación para que la información fluya con rapidez y eficacia entre los miembros de la organización, por ejemplo, mediante la creación de una Intranet.
• Evaluar de forma continua el sistema de información para mantener los niveles de calidad esperados, y para eliminar aquellos recursos de información subutilizados.

La Gestión de la información se desarrolla a través de los procesos de selección, localización, adquisición, análisis, almacenamiento y conservación de la información en cualquier tipo de soporte, así como su búsqueda, recuperación y difusión, se reduce a garantizar la accesibilidad y difusión de la información. Pero ya una década antes, la información se definía como recurso estratégico, como valor intangible esencial, y a su gestión como un elemento clave en el logro de la competitividad de las organizaciones basan su éxito en conservar y recuperar información.

La finalidad de la Gestión de la información es ofrecer mecanismos que permitan a la organización, adquirir, producir y transmitir, datos e informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización. En términos perfectamente entendibles, sería conseguir la información adecuada, para la persona que lo necesita, en el momento que lo necesita, para tomar la mejor de las decisiones. En el momento actual, parece indiscutible que el éxito de la empresa no dependerá únicamente de cómo maneje sus activos materiales, sino también de la gestión de los recursos de información.